ERP- und IT-Großprojekte rechtssicher planen und begleiten

Die Einführung eines ERP-, Warenwirtschafts- oder vergleichbaren Kernsystems gehört zu den komplexesten IT-Vorhaben eines Unternehmens. Leistungsbeschreibung, Datenmigration, Customizing, Schnittstellen, Termine und Abnahme greifen ineinander – und genau an diesen Übergängen entstehen häufig erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Risiken.

Wir begleiten ERP- und komplexe IT-Einführungsprojekte von der Auswahl und Beauftragung des Implementierungspartners über die Vertrags- und Projektgestaltung bis zur Abnahme. Dabei sorgen wir dafür, dass Verantwortlichkeiten, Leistungsumfang, Termine, Änderungen und Eskalationsmechanismen so geregelt sind, dass das Projekt auch in schwierigen Phasen steuerbar bleibt.

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Wie wir ERP- und IT-Einführungsprojekte rechtlich absichern

• Prüfung von Angeboten, Pflichtenheften und Leistungsbeschreibungen – bevor Sie sich binden
• Erstellung und Verhandlung der Projektverträge mit Ihren Implementierungspartnern und Systemhäusern
• Prüfung und Verhandlung der für die Systemeinführung erforderlichen Software-, Lizenz-, Wartungs- und Supportverträge – abgestimmt auf Projektlaufzeit, Go-live und Betriebsphase
• Verbindliche Termin-, Meilenstein- und Abnahmeregelungen statt unverbindlicher Absichtserklärungen
• Absicherung von Change-Prozessen: ein Änderungsverfahren, das Anpassungen ermöglicht, ohne dass Budget und Zeitplan aus dem Ruder laufen
• Laufende Projektbegleitung auf Wunsch von der Planung bis zur Abnahme – als Teil Ihres Projektteams
• Mängelmanagement, Eskalation und Exit – wenn es nötig wird, auch durchsetzungsstark

Typische Systeme in unseren Einführungsprojekten

Ein ERP-Projekt kommt selten allein. Wir kennen die Systemlandschaften, in die Ihr neues System eingebettet wird – und die Verträge, die dahinterstehen:

• ERP und Warenwirtschaft (WaWi) – Einführung, Migration, Customizing und Parametrisierung
• CRM, Marketing Automation und Serviceplattformen – Vertriebs-, Marketing- und Servicesteuerung
• E-Commerce-, Shop- und PIM-Systeme – Produktdaten, Onlinevertrieb, Marktplatzanbindung
• DMS und ECM – Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung einschließlich GoBD-Anforderungen
• MES, PLM und Produktionsleitsysteme – die Verbindung von ERP-Ebene und Fertigung
• Lagerverwaltung (WMS), Transport- und Supply-Chain-Systeme – häufig verzahnt mit Fördertechnik und Automatisierung
• HR- und Personalsysteme (HCM), Zeitwirtschaft und Workforce Management
• BI, Data Warehouse und Reporting-Plattformen – Konsolidierung, Planung, Forecast
• Cloud-Migrationen, SaaS-Einführungen und Rechenzentrumsverlagerungen
• Middleware, Schnittstellen und API-Management – die Integrationsschicht, in der die meisten Projekte tatsächlich scheitern
• Stammdatenmanagement (MDM) – unterschätzt und regelmäßig Streitgegenstand
• KI-Anwendungen – von Assistenzsystemen bis zur automatisierten Dokumentenverarbeitung

Hinzu kommen branchenspezifische Systeme: AVA-, Bauzeiten- und BIM-Plattformen im Bauwesen, Order-Management- und Kassensysteme im Handel sowie Fachverfahren, E-Akte und Portallösungen bei öffentlichen Auftraggebern.

Für Geschäftsführung und IT-Leitung

Sie tragen die Verantwortung für ein Vorhaben, dessen Erfolg von Zulieferern abhängt, die Sie nicht steuern können. Wir schaffen die vertragliche Grundlage, auf der Sie steuern können: klare Verantwortungsabgrenzung, dokumentierte Mitwirkungspflichten beider Seiten, definierte Abnahmekriterien und wirksame Eskalationsstufen. Damit verlagern Sie das Projektrisiko dorthin, wo es hingehört – und gewinnen im Zweifel die Argumente, die Sie brauchen.

Besonderes Augenmerk verdienen zwei Themen, die in Projektplänen regelmäßig zu spät auftauchen. Systeme mit Mitbestimmungsbezug – Zeitwirtschaft, HCM, Workforce Management, auch Auswertungsfunktionen in ERP und CRM – erfordern eine Betriebsvereinbarung. Diese ist ein eigener kritischer Pfad, der einen Go-live um Monate verschieben kann. Da unsere Kanzlei auch arbeitsrechtlich aufgestellt ist, decken wir beides aus einer Hand ab. Und bei KI-Anwendungen kommt mit der KI-Verordnung eine zusätzliche Compliance-Ebene hinzu, für die derzeit kaum belastbare Vertragsmuster im Markt existieren – wir gestalten sie für Sie.

Für Einkauf und Controlling

Bei einem ERP- oder IT-Einführungsprojekt entscheidet nicht allein das Angebot über die Gesamtkosten. Nachforderungen entstehen häufig durch zusätzliche Anforderungen, geänderte Leistungsumfänge, Lizenzmetriken, Schnittstellen oder verlängerte Projektlaufzeiten. Wir sorgen dafür, dass Nachforderungen kalkulierbar bleiben, dass Lizenzmetriken zu Ihrer tatsächlichen Nutzung passen, dass Preisanpassungs- und Indexklauseln begrenzt sind und dass Sie nach der Einführung nicht in eine Wartungs- und Lizenzfalle laufen.

Wir bewerten die Total Cost of Ownership über die gesamte Vertragslaufzeit – einschließlich Nutzungsrechten, Auditrisiken, Ausstiegsszenarien und Datenmigration. Bei SaaS- und Cloud-Modellen prüfen wir zusätzlich Verfügbarkeitszusagen, Nutzerstaffeln, automatische Verlängerungen und die Frage, unter welchen Bedingungen Sie Ihre Daten in welchem Format zurückerhalten. Nachverhandlungen im laufenden Projekt sind teuer. Vermeiden lassen sie sich nur vorher.

Erfahrung, auf die Sie sich verlassen können

Der Vertrag entscheidet über die Gesamtkosten, nicht das Angebot. Wir sorgen dafür, dass Nachforderungen kalkulierbar bleiben, dass Lizenzmetriken zu Ihrer tatsächlichen Nutzung passen, dass Preisanpassungs- und Indexklauseln begrenzt sind und dass Sie nach der Einführung nicht in eine Wartungs- und Lizenzfalle laufen.

Wir bewerten die Total Cost of Ownership über die gesamte Vertragslaufzeit – einschließlich Nutzungsrechten, Auditrisiken, Ausstiegsszenarien und Datenmigration. Bei SaaS- und Cloud-Modellen prüf

Wir haben Unternehmen unterschiedlichster Prägung durch ihre Kernprojekte geführt:

• Familiengeführte Konzerne aus Bau und Produktion bei der Einführung integrierter ERP-, PLM- und Dokumentenmanagement-Landschaften
• Marktführende Onlineplattformen und Onlinehandelsunternehmen bei Warenwirtschafts-, Shop-, Schnittstellen- und Logistikprojekten
• Öffentliche Auftraggeber unter den besonderen Anforderungen des Vergabe- und Haushaltsrechts

Dazu kommen ERP-Implementierungen aller Marktführer – auf Auftraggeber- wie auf Dienstleisterseite. Diese Doppelperspektive ist unser entscheidender Vorteil: Wir wissen, wie die andere Seite kalkuliert, welche Klauseln sie wirklich schmerzen und welche nur Verhandlungsmasse sind.

Was Sie von uns erwarten können: über 25 Jahre Erfahrung im IT-Recht, kurze Reaktionszeiten in kritischen Projektphasen, Vertrautheit mit agilen Methoden ebenso wie mit Wasserfallprojekten – und großes technisches Verständnis. Wir lassen uns Architekturen und Schnittstellen nicht erklären, wir verstehen sie.

en wir zusätzlich Verfügbarkeitszusagen, Nutzerstaffeln, automatische Verlängerungen und die Frage, unter welchen Bedingungen Sie Ihre Daten in welchem Format zurückerhalten. Nachverhandlungen im laufenden Projekt sind teuer. Vermeiden lassen sie sich nur vorher.

Der beste Zeitpunkt ist vor dem Projektstart

Notleidende Projekte bringen wir zurück auf die Bahn – das ist eine unserer Stärken. Günstiger und deutlich weniger schmerzhaft ist es allerdings, uns von Anfang an einzubinden. Sprechen Sie uns an, sobald Sie über ein neues System nachdenken – nicht erst, wenn das Angebot unterschriftsreif auf dem Tisch liegt.

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