Agile Projektverträge in der IT

Zunächst stellt sich die Frage: Was heißt „agil“ und was bedeutet in diesem Zusammenhang agile Softwareentwicklung oder agile Projektierung? Dem agilen Modell liegt das Verständnis zugrunde, dass die Softwareentwicklung oder -Implementierung ein kompliziertes Unterfangen ist, dessen Umfang, mögliche Probleme und Störungen sich anfangs nicht absehen und planen lassen. Das agile Vorgehen folgt einem iterativen und inkrementellen Ablauf. In jeder Iteration wird ein weiterer Ausbau des zuvor entwickelten Produkts vorgenommen. Diese Schleifen wiederholen sich so lange, bis das Projekt endgültig abgeschlossen und ein fertiges und funktionsfähiges Produkt entwickelt ist.

Unter den verschiedenen Methodiken für agile Softwareentwicklung ist SCRUM wohl die am meisten genutzte und am besten beschriebene. Ein agiles Vorgehen bietet sowohl für die Auftraggeber als auch die Entwickler viele Vorteile, vor allem, was Kosten und Erfolgsquote angeht. In der Vertragsgestaltung wie etwa bei Softwareverträgen, kann sich der Umgang mit agilen Projekten aber eher als schwierig darstellen.

Denn bei agilen IT-Softwareprojekten stellen sich besondere Herausforderungen bezüglich der Vertragsgestaltung. Denn ohne klassisches Lastenheft mit vorab definierten Spezifikationen können die Aufwände nur schwer vorhergesagt und somit beziffert werden.

Agile IT-Projekte mit Agilen Verträgen steuern

Herausforderungen und Lösungen für die Gestaltung eines Vertrages für die agile Softwareentwicklung (SCRUM, Agile Implementierung etc.): Noch immer scheitern 60-65 % aller IT-Projekte. Auch agile IT-Projekte bleiben oft genug stecken und entbehren dann nicht selten einer guten Vertragsgrundlage, um das Projekt in der Not wieder einzusteuern oder ressourcenschonend zu beenden. Wir steuern Ihr agiles IT-Projekt von Anfang an juristisch und sichern Sie vor unnötigen finanziellen Risiken.

Rechtsnatur von Agilen IT-Verträgen

Die erste Schwierigkeit bei der Vertragsgestaltung von Verträgen für agile IT-Projekte stellt sich bereits bei der Suche nach dem „richtigen“ Vertragstyp. In der Regel werden Softwareentwicklungsverträge bzw. ERP-Projekte, insbesondere solche die einer klassischen Entwicklungsmethode folgen, dem Werkvertragsrecht zugeordnet. Eine solch starre Einordnung eines agilen Softwareprojekts läuft jedoch der angestrebten Agilität entgegen.

Folgend erklären wir Ihnen den Unterschied zwischen Werkverträgen und Dienstverträgen.

• Der Auftragnehmer übernimmt die Verantwortung für die erfolgreiche Erstellung des Werkes.
• Der Auftragnehmer schuldet den Erfolg = funktionsfähige Software.

Der Auftraggeber ist (erst) nach Abnahme zur Zahlung verpflichtet.

Bei  der IT und agilen Projektverträgen beziehungsweise Projekten ist nicht ohne Weiteres die werkvertragliche Ausgestaltung wie beim klassischem Wasserfall-Modell sinnvoll. Es gibt hier andere Projektmethoden. Zunächst entspricht die Risikoverteilung agilen Projekten regelmäßig nicht der dem Werkvertragsrecht zugrundeliegenden Risikoverteilung. Bei klassischer Beauftragung trägt der Auftragnehmer allein das Fertigstellungsrisiko. Diese Verteilung wird der agilen Methode nicht gerecht, denn dabei ist der Auftragnehmer auf die Mitwirkung des Auftraggebers angewiesen.

Ein weiterer Unterschied zu den klassischen Entwicklungsmethoden und deren Einteilung besteht darin, dass das Lasten- und Pflichtenheft der klassischen Entwicklungsmethoden nicht mit dem Product Backlog oder dem Sprint Backlog bei agilen Projekten vergleichbar ist. Diese Backlogs stellen im Gegensatz zu einem Lasten- und Pflichtenheft nur unverbindliche, jederzeit abänderbare Anforderungen dar. Sie sind nicht dazu geeignet – und auch nicht dazu gedacht – verbindliche Zielvereinbarungen für den Entwicklungsprozess zu enthalten.

Vertragswahl und Vertragserstellung

Ausgehend vom Zweck des Projekts und der Projektdetails wird eine vertragliche Grundlage erstellt.

Ein guter agiler Projektvertrag wird typischerweise sowohl dienstvertragliche als auch werkvertragliche Regelungen enthalten. Beispielsweise die Projektplanung, die Sprint Planung und weitere Punkte könnten dabei dienstvertraglicher Natur sein, während die konkrete Durchführung des Sprints sowie die Prüfung und Bewertung der Arbeitsergebnisse dem Werkvertragsrecht unterworfen werden.

Wir erstellen für Sie einen belastbaren Agilen Projektvertrag, entweder aus Anbietersicht oder für den Auftraggeber. Hierbei berücksichtigt unsere Fachanwältin für IT-Recht alle für Sie wichtigen Aspekte, um das Projekt erfolgreich zu machen und die Risiken zu minimieren. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf!

Hierbei sind die wichtigsten Inhalte:

1. Leistungsbeschreibung
2. Beschreibung der agilen Methode (zum Beispiel Scrum)
3. Beschreibung der Rollen
4. Vergütung (zum Beispiel Festpreis, „agiler Festpreis“, „Time & Material“ und Ähnliches
5. Testverfahren nach Sprints bei Dienstverträgen bzw. Teil-/Gesamtabnahmen bei Werkverträgen
6. Mängelhaftung, allgemeine Haftung

IT: Agile Projektverträge und Abnahme der Arbeitsergebnisse

Die Abnahme des Werks hat auch bei IT-Projekten eine erhebliche Bedeutung und stellt regelmäßig einen Streitpunkt unter den Parteien dar. Denn die Abnahme kann, sofern das Werk nicht unter wesentlichen Mängeln leidet, nicht verweigert werden. Um Unstimmigkeiten darüber zu vermeiden, wann die Abnahme erklärt werden muss, sollten die Parteien Kriterien für die Abnahme vereinbaren. Es besteht auch die Möglichkeit, Teilabnahmen für einzelne Produktinkremente zu vereinbaren.

Unsere Fachanwältin für IT-Recht erarbeitet für Sie praxisnah und fachlich versiert Abnahmeregelungen, die eine hohe Projektsicherheit gewähren.

Zum Beispiel hat es sich in der Praxis bewährt, Teilabnahmen zumindest für User Stories und Epics zu vereinbaren, sowie für weitere Produktinkremente, die der Auftraggeber zeitnah produktiv schalten möchte. Für die übrigen Sprints sollte (lediglich) geprüft werden, ob die erzielten Ergebnisse den festgelegten Akzeptanzkriterien entsprechen. Bestandteil des iterativen Prozesses kann sein, die Funktionsfähigkeit der Software zu testen. Der Auftraggeber bekommt so die Gelegenheit frühzeitig Fehlentwicklungen zu erkennen und zu intervenieren, indem er auf die Gestaltung des nächsten Sprints Einfluss nimmt.

Wenn alle Anforderungen aus dem Product Backlog abgearbeitet und umgesetzt sind sowie den Akzeptanzkriterien entsprechen, gilt es, das Projekt als Ganzes abzunehmen.

Hierbei kommt es einerseits auf die Funktionsfähigkeit und Interoperabilität der einzelnen Produktinkremente zueinander und andererseits auf die Gesamtfunktionalität der Software an. Auch bei der Gesamtabnahme sollten die Parteien Kriterien für die Abnahme vereinbaren sowie die Übereinstimmung der vereinbarten Zieldefinition der Definition of Done prüfen.

Vergütung und Preismodelle für agile Projektverträge in der IT

Die Praxis zeigt, dass auch bei agilen Projekten nach den klassischen Abrechnungsmethoden abgerechnet wird. Das sind der Festpreis und „Time & Material “.

Beide bremsen Agilität jedoch ab einem gewissen Punkt aus. Wir geben Ihnen hier einen Überblick über mögliche Alternativen und Lösungen, die Ihnen unsere Fachanwälte für IT-Recht gerne erläutern und gemeinsam mit Ihnen entscheiden, welche Vergütungsform für Sie die Beste ist.

1. Festpreis

Beim Festpreis definiert man vorab einen pauschalen Betrag, der unabhängig vom letztendlichen Aufwand (zumeist in Teilbeträgen nach Fertigstellungs-Milestones) fällig wird.

Dieses Preismodell ist eher ungeeignet für die agile Software-Entwicklung, da der Funktionsumfang und damit die Ressourcen und der Zeitaufwand eben nicht vor Projektbeginn klar sind. Das Festpreis-Modell ist für den Auftragnehmer deutlich risikoreicher als für den Auftraggeber, der hierdurch eine Preissicherheit hat. 

2. „Time & Material“

Hierbei berechnet sich die Vergütung in Abhängigkeit von den tatsächlich erbrachten Aufwänden.

Mehr Aufwände bringen mehr Geld, was die Produktivität des Auftragnehmers nicht unbedingt motiviert. Bei „Time & Material“ trägt somit der Auftraggeber das größere Risiko im Vergleich zum Festpreis-Verfahren.

3. Agiler Festpreis

Mit dem „agile Festpreis“ wird der Festpreis angepasst an das agile Vorgehen ein wenig abgewandelt.

Es wird eine erste Testphase durchgeführt, aus der Kosten und Termin für die agile Entwicklung abgeleitet werden. Der Umfang wird so zu Beginn zwar schon vollständig erfasst, jedoch nicht im Detail beschrieben. Diese Variante stellt aus agiler Sicht auf jeden Fall einen Fortschritt gegenüber dem klassischen Festpreis da. Allerdings engt sie agiles Vorgehen immer noch relativ stark ein.

Die Kostenverteilung und das Budget wird wie folgt gehändelt: Der agile Festpreis ist ein kooperatives Vertragsmodell, bei dem Auftragnehmer und Auftraggeber den gesamten Leistungsumfang in überschaubare Tranchen teilen. Für die jeweils nächste Teilleistung (etwa in Form eines Sprint-Backlogs beschrieben) wird in einem definierten Schätzverfahren ein Festpreis vereinbart.

4. „Money for nothing, change for free” von Jeff Sutherland

Bei diesem Preismodell werden 2 Klauseln integriert, die mehr Flexibilität im Vergleich zum Festpreis schaffen:

Die Klausel „Change for free“ ermöglicht dem Auftraggeber in einem vorher vereinbarten Funktionsumfang einzelne Funktionen kostenlos auszutauschen. Das gibt den Entwicklern Raum, Optimierungen vorzuschlagen und diese umzusetzen, ohne gleich die Preisfrage zu eröffnen und in den Change Request gehen zu müssen. Die Klausel „Money for nothing“ setzt beim vereinbarten Festpreis an. Der Auftraggeber priorisiert zu Beginn einzelne Funktionen nach dem individuellen Nutzen. Je weiter man im Entwicklungsprozess ist, desto geringer wird der Nutzen der noch fehlenden Funktionen.

Wenn der Punkt erreicht ist, dass eine Weiterarbeit einen nur geringen Mehrwert bringt, kann das Projekt beendet werden. Das nicht aufgebrauchte Geld wird 50:50 zwischen den beiden Parteien aufgeteilt.

Es gilt:Lieber für nichts (weniger) bezahlen, als für Unnötiges irgendwas zu bezahlen.

5. Festpreis pro Sprint

Eine andere Möglichkeit, den unflexiblen Festpreis an die agile Software-Entwicklung anzupassen, ist es, pro Sprint – und nicht pro Projekt – einen Festpreis festzulegen.

1. Für den ersten Sprint werden verschiedene Dienstleister beauftragt.
2. Danach werden Qualität der Ergebnisse und Zeitaufwand verglichen.
3. Das beste Team erhält den Auftrag.
4. Das Sprint-Planning orientiert sich am ersten Sprint.
5. Was pro Sprint nicht geschafft wird, liefert das Entwickler-Team kostenlos nach.

Wir unterstützen Sie in der Wahl und der Verhandlung des für Sie besten Preismodells und entwerfen die entsprechenden Klauseln.

Gewährleistungsrechte bei Agilen Projekten

Komplexe Überlegungen sind auch bei der Inanspruchnahme von Gewährleistungsrechten anzustellen. Bei agilen Projekten ist es dabei wichtig im Kopf zu behalten, dass nicht jeder Fehler bei der Umsetzung der Anforderungen unweigerlich auch einen Mangel darstellt. Vielmehr gilt bei agilem Vorgehen, dass nicht oder fehlerhaft umgesetzte Anforderungen zurück in das Sprint Backlog aufgenommen und in einem späteren Sprint erneut bearbeitet werden. Nicht jeder Fehler bedarf daher der Anwendung der Gewährleistungsrechte.

Davon zu unterscheiden ist das Vorliegen tatsächlicher Mängel, also Programmier- und Entwicklungsfehler, die sich nach Abschluss des Entwicklungsprozesses auf die Funktionsweise der Software auswirken. Für diese Art von Fehlern ist die Ausübung von Gewährleistungsrechten sinnvoll.

Unsere Fachanwältin für IT-Recht vereinbaren für Sie ausgewogene und sichere Gewährleistungsklauseln und IT-Projektverträge.

Exit aus Agilen Projektverträgen in der IT

Das Ergebnis eines agilen Projektvertrages kann auch sein, dass das Projekt abgebrochen werden muss. Gründe dafür können vielfältig sein; von mangelnder Kooperationsfähigkeit des Teams bis zu der Erkenntnis, dass sich die Anforderungen des Backlogs nicht umsetzen lassen. Vertragsregelungen zum Exit-Management müssen dies widerspiegeln und es den Vertragsparteien erlauben, das Projekt an geeigneter Stelle abzubrechen – oder gegebenenfalls den Zwischenstand an ein anderes Projektteam zu geben, damit weiterentwickelt werden kann.

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